На функциите и процесите, или как да се създаде организационна процедура за система за управление на предприятието

Олег Кулагин

Качеството на организацията - сложна функция на много променливи. В своя труд "дезорганизация: причини, видове, преодолявайки" Професор A.Prigozhin сподели тази концепция от четири елемента: цели за качество, качество на персонала, качеството на връзките и качеството на управление. На практика това означава,






че развитието на организацията мениджърите трябва да се направят промени в следните области:

• активни целите на формулирането. проактивна и водещ развитие на пазара;
• образуването на високи dostizhitelnosti персонал като норми на поведение и отношение към работата на служителите на организацията;
• преследването на синергия и взаимна подкрепа в бизнеса и междуличностните отношения;
• осигуряване на изключителна концентрация на действие звена и служителите за постигане на firmwide цели.

Последният от тези характеристики показва най-високо качество на управление, което се постига чрез ефективни техники за управление. Тези технологии включват специални методи и инструменти, визия за развитие и стратегия на фирмата, описание на
и усъвършенстване на бизнес процесите, да определи функциите на услуги на подразделения и служители, оценка на постиженията и компетенциите на възнаграждения на персонала и стимули, тийм билдинг, развитието на организационната култура. Използването на техники за управление създава предпоставки за формиране на организационна ред. осигуряване на здравословна "автоматизъм"
и качествени промени в работата на мениджърите и служителите. В резултат на тези промени е квантов скок в подобряването на ефективността на организацията.

В тази статия ще разгледаме метода за определяне на официални функции и задължения на работниците и служителите като ключови елементи на организационната ред. Отношение към тези инструменти за управление сред служителите неясни и противоречиви организации. Парадоксът е, че, от една страна, лидерите на организацията, са решили най-накрая да въведе ред на компанията, първата стъпка взети за развитие на разпоредби за подразделенията и длъжностните характеристики и да разберат колко важно е това да се улесни тяхната работа и повишаване на производителността подчинени.
Но, от друга страна, тази работа често се извършват толкова тромаво и официално, че след края на "проект" на практика остава непроменена: подчинен въздишка на облекчение ( "най-накрая да ни остави на мира") и да се преструва, за да се спазват стриктно нови наредби и главите остават
в илюзията, че те все още успява да се формализира работата на компанията и постигане на желания ред. Причината за това явление се крие в неразбирането на "единица" на организацията и методите за определяне на функциите на невежеството
и задълженията на персонала.

Каква е функцията на полезност. Тя firmwide цел превежда на нивото на конкретен отдел или служител. С други думи, това е приносът на устройството или служителя в постигането на общите цели на организацията. От тази гледна точка за вербално изразяване на сервизна функция се използва методът на produktny. който третира служителите функция, а не като действия, извършени от тях на работното място,
както и очакваните резултати. Всеки служител трябва да "продава" своите местни клиенти един вид "храна", т.е. Резултатите от тяхната работа. От друга страна, всеки служител да "купува"
от местни доставчици на техния труд, без които той не може да изпълнява служебните си функции. По този начин, на дейността на всяка компания се състои от взаимосвързани процеси на обмен в рамките на. срещащи се като "вертикално" (между главите
и персонал) и на "хоризонталния" и дори "диагонал" (между служители на свързаните с тях служби) (фиг. 1). В ролята на вътрешни клиенти / доставчици на всеки работник, могат да действат прекия си ръководител, преки подчинени, както и на други служители, свързана логика ядро ​​или допълнителни бизнес процеси.

Формулиране на официални функции като член във формата на produktnom изисква специални умения
и преориентиране на мислене, като описва действието на желаните резултати. Често това просто да преизчисли традиционните функции, описани в работата на ръководството на служителите.

Фиг. 1. Метод за интра-обменна

Подобни примери могат да вземат за всяка позиция в организацията. Въпреки това, определянето на официални функции в produktnom често изисква нов език, който не е ясно изразена или изобщо не са били реализирани служители и техните мениджъри. Например,

• "Спазване на нормите на вземания оборота" и "увеличение на оборота инвентаризация" - за началник на отдела за обществени поръчки;
• "Намаляване на логистиката брак" и "спазване на стандартите за обслужване на клиенти" -
  за старши складодържателя или драйвер на доставка;
• "Повишаване на удовлетвореността и лоялността на служителите" - за ръководители на отдели;
• "Създаване на приятна атмосфера в офиса" - за офис мениджър и т.н.

Почти в разработването на нормативни актове на подразделенията и длъжностните характеристики комунални функции
и претенции могат да бъдат представени под формата на две таблици:

Функционални единици (AAS)

Пример за определяне на функциите и изискванията на търговския отдел в търговия на едро компания "Х" в София, където се извършва консултантска проект за развитие на разпоредбите на подразделения
и длъжностните характеристики на служителите е даден в допълнение 1.

Процедурата за определяне на официалните функции трябва да бъде "отгоре-надолу" от стратегическите цели на организацията и завършва с функциите на персонала. Функциите на по-ниските нива на организационна йерархия логично от функциите на най-високо ниво и да служат като основа за тяхното изпълнение (фиг. 2).

Фиг. 2. При определянето на функцията за обслужване

Следващата стъпка - определяне на задълженията на работниците и служителите. Отговорностите на различните
функции? Ако функциите показват очакваните резултати от работата, отговорностите трябва да предписват конкретни действия за постигането им. В организации, които използват метода контрол
от цели (MBO - управление чрез цели), за да "чисти" задължения не могат да бъдат формулирани.
В този случай, за "контрол" на дейността на мениджърите и служителите са само официалните си функции и ключови показатели за изпълнение, както и как да изпълняват функции Не е в регулация
и се дават по усмотрение на служителите. Оказва се, че в процеса на работа е "черна кутия" с непознато устройство. Този метод за контрол се основава на действието на механизма на самоорганизация и изисква високо ниво на професионализъм и доверие в служителя.

Най-общо описание на работата за развитие на методология се състои от следните етапи:

1. Опишете изискванията и функциите на структурното звено (в "produktnom" форма) и ги фиксирайте
   като входове и изходи на устройството.

Установява се вътрешното разделение на бизнес процесите. необходимо и достатъчно за извършване на всяка функция. Нуждата от бизнес процесите означава, че без този или онзи функция няма да бъде изпълнен. Достатъчност показва, че един или повече бизнес процеси трябва да гарантират изпълнението на определени функции на услуги.

"Snap" входове и изходи на бизнес процесите на частта. Тази процедура позволява да се провери: а) Какви са изискванията гарантират съответствие с всяка от бизнес процеса, и б) какви са бизнес процесите осигури изпълнението на всяка функция дивизия.

Постоянно се разлага всеки бизнес процес единица по време на работа (работа, действия). Дълбочината на разлагане се определя от практическа необходимост и възможност за стандартизация на работниците и служителите. Графично, процедурата на разлагане на бизнес процесите дивизия, следван от изолация задълженията на работниците и служителите е показана на фиг. 3.

Фиг. 3. разлагането на бизнес процеси дивизия

1. Разработване на матрица на районите на отговорност. отговорност матрица показва нивото на ангажираност и участие на служителите в бизнес процесите и подразделения трябва да имат най-малко три възможности: Лично - е отговорен за резултата от процеса; Y - участва в процеса; И - да получите информация за резултатите от процеса.

Закрепете получи работа (работа, действие) за работниците и служителите в съответствие с разпределението на отговорностите матрица. Това ще бъде техните задължения.

Един пример за отговорност матрица и разлагането на бизнес процесите на отдел продажби на компания "Х"
последвано от определяне на задълженията на работниците и служителите е даден в допълнение 2.

В смята метода за определяне на задълженията и отговорностите на служителите, ако са правилно
и последователно прилагана за цялата организация, тя създава в основата на организационното състояние.
който трябва да отговаря на другите "градивните елементи" на системата за управление на предприятието: формализирането и автоматизация на работния процес; счетоводство и управление на бюджета; Ключови показатели за ефективност (KPI); стандарти и регламенти за изпълнение; оценка и развитие на компетенции; системата на мотивация и заплащане; механизмите на развитие на корпоративната култура. Въвеждането на съвременни техники за управление, за да зарази предприятието "на вируса." което води до преодоляване на болезнени пропастта между бизнеса и качеството на качеството на организацията. Организацията вече не е ограничение и става една възможност за развитие и постигане на нови бизнес цели.